Trong quá trình kinh doanh, việc lập và xuất hóa đơn là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho giao dịch. Tuy nhiên, không ít trường hợp người bán vô tình lập hóa đơn xuất sai thời điểm, dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính. Vậy hóa đơn xuất sai thời điểm là gì và hậu quả cụ thể thế nào nếu vi phạm? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình kinh doanh.
Khi nào hóa đơn được coi là xuất sai thời điểm?
Hóa đơn xuất sai thời điểm là tình huống người bán lập hóa đơn không đúng ngày theo quy định của pháp luật. Cụ thể, theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên từng loại hình kinh doanh:
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Hóa đơn được lập ngay tại thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thẩm định giá…).
- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
Hóa đơn cần được lập ngay khi hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ (Ảnh: Báo Cao Bằng)
Như vậy, có thể hiểu đơn giản hóa đơn được lập sai thời điểm khi người bán không tuân thủ đúng quy định về ngày lập, lập sớm hoặc muộn hơn so với thời điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế mà còn có thể khiến doanh nghiệp mất quyền được áp dụng thuế suất ưu đãi.
Hóa đơn xuất sai thời điểm bị xử phạt như thế nào?
Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xem là vi phạm hành chính theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Tùy theo mức độ, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền. Cụ thể:
|
Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ và không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế |
Phạt cảnh cáo |
|
Trường hợp không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế |
Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng |
|
Trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn, không thuộc hai trường hợp trên |
Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng |
Đây là mức phạt áp dụng với tổ chức. Đối với cá nhân, mức phạt sẽ giảm bằng một nửa so với tổ chức.
Tại sao cần lập hóa đơn đúng thời điểm?
Việc tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế cho người kinh doanh. Một số lợi ích cụ thể có thể kể đến như:
- Tránh bị xử phạt hành chính: Lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp không bị phạt tiền hoặc cảnh cáo.
- Bảo toàn quyền áp dụng thuế suất ưu đãi: Đặc biệt trong các giai đoạn được giảm thuế theo quy định, việc chậm lập hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp mất quyền được hưởng mức thuế thấp.
- Đảm bảo tính minh bạch và dễ đối chiếu khi quyết toán thuế: Hóa đơn đúng thời điểm giúp việc quản lý sổ sách kế toán rõ ràng, tránh tranh chấp hoặc sai lệch khi kiểm tra thu.
Xuất hóa đơn sai thời điểm có thể khiến cơ sở kinh doanh bị xử phạt hành chính (Ảnh: Kinh tế đô thị)
Để đảm bảo việc chủ động xuất hóa đơn đúng thời điểm giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt, các đơn vị kinh doanh nên:
- Nắm vững quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng tự động xác định và nhắc nhở thời điểm lập hóa đơn.
- Kiểm tra kỹ quy trình nghiệm thu, bàn giao hoặc hoàn thành dịch vụ để xác định đúng ngày phát hành hóa đơn.
- Đào tạo nhân viên kế toán, bán hàng nắm rõ quy định và thường xuyên cập nhật các thay đổi pháp lý.
Một số câu hỏi thường gặp về thời điểm xuất hóa đơn
Để giúp bạn hiểu rõ hơn và tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp kèm lời giải đáp chi tiết:
1. Nếu hóa đơn bị lập sai thời điểm thì có cần hủy không?
Không phải lúc nào cũng cần hủy. Nếu nội dung hóa đơn vẫn đúng nhưng chỉ sai thời điểm, doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh và xuất lại hóa đơn đúng ngày theo quy định, thay vì hủy toàn bộ.
2. Hóa đơn lập sai thời điểm nhưng đã kê khai thuế thì xử lý thế nào?
Trường hợp hóa đơn sai thời điểm đã được kê khai, người bán cần lập biên bản xác nhận sai sót với người mua và điều chỉnh ở kỳ kê khai tiếp theo. Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu toàn bộ chứng từ liên quan để chứng minh việc khắc phục đúng quy định.
3. Lập hóa đơn chậm vài ngày có bị phạt không?
Có thể bị phạt nếu việc chậm lập hóa đơn dẫn đến sai thời điểm theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy mức độ vi phạm, mức phạt có thể từ 3 đến 8 triệu đồng đối với tổ chức hoặc bằng một nửa đối với cá nhân.
Hóa đơn xuất sai thời điểm là lỗi dễ gặp nhưng hoàn toàn có thể tránh được nếu người kinh doanh nắm rõ quy định và chủ động thực hiện đúng quy trình. Việc lập hóa đơn chuẩn xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
