Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng thể hiện sự minh bạch của giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vô tình lập hóa đơn sai thời điểm, từ đó bị xử phạt ngoài ý muốn. Vậy hóa đơn lập sai thời điểm được hiểu như thế nào và bị xử phạt ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Mức xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử lý dưới hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền, tùy vào tính chất và mức độ vi phạm. Dưới đây là các mức phạt cụ thể:
- Phạt cảnh cáo khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng đối với các trường hợp còn loại trừ 2 trường hợp trên.
Lập hóa đơn sai thời điểm có thể khiến đơn vị kinh doanh bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền (Ảnh: VietNamNet)
Mức phạt trên được áp dụng cho các tổ chức vi phạm. Đối với cùng một hành vi vi phạm, mức phạt đối với tổ chức sẽ gấp đôi mức phạt với cá nhân (theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Thế nào là lập hóa đơn sai thời điểm?
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn cho từng hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ sẽ có một số khác biệt nhất định. Cụ thể:
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Trường hợp đã thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn chính là lúc hoạt động thu tiền diễn ra (trừ các khoản thu đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn, thiết kế, thẩm định giá, giám sát, v.v.).
Lập hóa đơn quá sớm hoặc quá muộn so với thời điểm cung cấp dịch vụ đều được coi là lập hóa đơn sai thời điểm (Ảnh: Tiền Phong)
Như vậy, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được hiểu là người bán lập hóa đơn không đúng với thời điểm theo quy định nêu trên, quá sớm hoặc quá muộn so với thời điểm phát sinh nghĩa vụ. Dù có thể không gây thất thu thuế nhưng đây vẫn là hành vi vi phạm hành chính và phải chịu xử phạt theo quy định pháp luật.
Hệ lụy khi lập hóa đơn sai thời điểm
Việc lập hóa đơn sai thời điểm không chỉ khiến cơ sở kinh doanh bị xử phạt hành chính mà còn dẫn đến nhiều rủi ro khác trong hoạt động kế toán và thuế như:
- Gây sai lệch hồ sơ kế toán: Hóa đơn lập sai thời điểm có thể khiến sổ sách, báo cáo doanh thu và chi phí không trùng khớp, ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế.
- Tăng nguy cơ bị kiểm tra, thanh tra thuế: Doanh nghiệp thường bị cơ quan thuế rà soát thường xuyên hơn nếu đã từng phát sinh sai phạm về thời điểm lập hóa đơn.
- Mất uy tín với đối tác: Lập hóa đơn sai thời điểm có thể khiến các đối tác kinh doanh nghi ngờ về tính minh bạch trong giao dịch, từ đó gây ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác lâu dài.
Lập hóa đơn sai thời điểm gây ảnh hưởng đến hồ sơ kế toán khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc quyết toán thuế (Ảnh: Edumall)
Chính vì vậy, để hạn chế tối đa rủi ro về hóa đơn, các doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra kỹ thời điểm hoàn thành dịch vụ, giao hàng trước khi lập hóa đơn.
- Đào tạo nhân viên kế toán nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn theo từng loại hình giao dịch.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tính chính xác về thời gian phát hành và lưu trữ dữ liệu.
- Thường xuyên cập nhật quy định mới về thuế và hóa đơn từ cơ quan chức năng.
Một số câu hỏi thường gặp về thời điểm lập hóa đơn
Để giúp bạn hiểu rõ hơn và tránh những sai sót không đáng có khi xử lý hóa đơn, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến vấn đề hóa đơn lập sai thời điểm:
1. Lập hóa đơn sai thời điểm có bị phạt nặng không?
Có. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt từ 3 - 8 triệu đồng, tùy vào mức độ vi phạm và việc có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hay không.
- Hóa đơn được xem là lập sai thời điểm trong trường hợp nào?
Hóa đơn được xem là lập sai thời điểm khi người bán lập hóa đơn quá sớm hoặc quá muộn so với thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3. Làm thế nào để tránh bị lập hóa đơn sai thời điểm?
Để hạn chế vi phạm, doanh nghiệp nên nắm rõ thời điểm hoàn thành giao dịch, đào tạo nhân viên kế toán và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín giúp tự động ghi nhận chính xác thời gian phát hành.
Như vậy, hóa đơn lập sai thời điểm không chỉ khiến doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, các doanh nghiệp cần luôn tuân thủ đúng quy định về việc lập, xuất hóa đơn để đảm bảo hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp, minh bạch và ổn định lâu dài.
Xem thêm:
Doanh nghiệp không có mã số thuế có được xuất hóa đơn không?
.jpg)
.png)
