Trong bối cảnh số hóa toàn diện, việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên để chuyển đổi thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định, quy trình thực hiện và những lưu ý trong quá trình áp dụng nhằm tránh sai sót ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn.
Yêu cầu khi chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là quy định bắt buộc từ ngày 1/7/2022. Theo đó, cơ quan thuế chỉ chấp nhận hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được khởi tạo, lưu trữ và gửi đi bằng phương tiện điện tử.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh hoặc tổ chức có rủi ro cao về thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho các doanh nghiệp có hệ thống kế toán ổn định, thường xuyên phát hành hóa đơn với số lượng lớn.
Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh thủ tục điều chỉnh sau này.
Lựa chọn đúng loại hóa đơn trước khi chuyển đổi (Ảnh: Einvoice)
Quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Sau khi nắm rõ quy định và xác định loại hóa đơn cần áp dụng, doanh nghiệp có thể bắt đầu tiến hành chuyển đổi.
Để việc chuyển đổi hóa đơn diễn ra đúng quy định và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình gồm các bước sau:
Rà soát tình trạng sử dụng hóa đơn giấy
Kiểm tra toàn bộ hóa đơn giấy đang sử dụng, bao gồm số lượng hóa đơn còn tồn, hóa đơn đã phát hành và hóa đơn chưa sử dụng. Từ đó xác định thời điểm dừng sử dụng hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế bằng cách điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, loại hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín được cơ quan thuế cấp phép. Nhà cung cấp cần đáp ứng yêu cầu bảo mật, lưu trữ và truyền nhận dữ liệu hóa đơn theo chuẩn mẫu của Tổng cục Thuế.
Thiết lập hệ thống và phát hành hóa đơn điện tử mẫu
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp cấu hình phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và phát hành thử nghiệm để kiểm tra tính chính xác, đồng bộ dữ liệu.
Thông báo hủy hóa đơn giấy
Khi đã phát hành hóa đơn điện tử chính thức, doanh nghiệp cần lập thông báo hủy hóa đơn giấy còn tồn và gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Việc thực hiện tuần tự các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về sai sót dữ liệu hoặc bị xử phạt hành chính do sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Thực hiện chuyển đổi hóa đơn đúng quy trình (Ảnh: iHOADON)
Lợi ích khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Việc chuyển đổi hóa đơn không chỉ mang tính tuân thủ mà còn tạo ra nhiều giá trị thực tiễn. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mang đến các lợi ích rõ rệt:
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- Tăng tính minh bạch: Mọi dữ liệu hóa đơn đều được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ dàng tra cứu và đối soát.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu: Thông tin được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống bảo mật, tránh mất mát, hư hại hoặc làm giả.
- Thuận tiện trong quản lý: Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp thống kê và báo cáo nhanh chóng.
- Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường và hướng đến mô hình văn phòng xanh.
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích so với hóa đơn giấy (Ảnh: An Pha)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
2. Khi chuyển đổi, hóa đơn giấy còn tồn có được tiếp tục sử dụng không?
Không. Sau khi đã đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy, đồng thời lập thông báo hủy gửi cơ quan thuế theo quy định.
3. Có thể tự thiết lập phần mềm hóa đơn điện tử mà không cần nhà cung cấp dịch vụ không?
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật, bảo mật và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp vẫn nên chọn đơn vị cung cấp uy tín để đảm bảo tuân thủ và tiết kiệm chi phí vận hành.
Việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là bước đi tất yếu trong quá trình hiện đại hóa hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Không chỉ đáp ứng yêu cầu của pháp luật, hình thức hóa đơn điện tử còn giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo nền tảng cho chuyển đổi số toàn diện.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
