Khi tham gia hoạt động thương mại, hóa đơn là chứng từ bắt buộc để ghi nhận giao dịch hợp pháp giữa bên mua và bên bán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới thành lập hoặc tổ chức đang trong quá trình hoàn thiện hồ sơ thuế thường băn khoăn: “Doanh nghiệp không có mã số thuế có được xuất hóa đơn không?”. Đây là vấn đề liên quan trực tiếp đến tính hợp lệ của hóa đơn, quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và khả năng ghi nhận chi phí hợp lý trong kế toán.
Quy định pháp lý về việc xuất hóa đơn của doanh nghiệp chưa có mã số thuế
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn bao gồm thông tin của người bán và người mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế. Tuy nhiên, quy định này cũng nêu rõ một số ngoại lệ, trong đó có trường hợp người mua không có mã số thuế thì hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện mã số thuế của người mua.
Điều này đồng nghĩa, nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức chưa có mã số thuế nhưng vẫn có nhu cầu mua hàng, sử dụng dịch vụ, bên bán vẫn được phép xuất hóa đơn, tuy nhiên cần đảm bảo các thông tin khác được thể hiện đầy đủ và chính xác.
Người mua không có mã số thuế vẫn được xuất hóa đơn (Ảnh: Misa)
Các trường hợp cụ thể được phép xuất hóa đơn khi không có mã số thuế
Việc xuất hóa đơn không đơn thuần là thủ tục hành chính mà còn liên quan đến trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế của hai bên. Vì vậy, việc xác định đúng trường hợp rất quan trọng.
Trường hợp 1: Người mua không có mã số thuế
Nếu người mua là cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị chưa được cấp mã số thuế thì phần “mã số thuế” trên hóa đơn có thể bỏ trống. Các thông tin khác như tên, địa chỉ người mua vẫn phải được ghi rõ để đảm bảo tính hợp lệ.
Trường hợp 2: Cung cấp hàng hóa, dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng cá nhân
Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng cá nhân (Ví dụ: Bán lẻ hàng hóa, cung cấp dịch vụ ăn uống, làm đẹp...), người bán không bắt buộc ghi tên và địa chỉ người mua trên hóa đơn. Trong trường hợp này, việc không có mã số thuế của người mua cũng không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn.
Trường hợp 3: Bán hàng cho khách hàng nước ngoài tại Việt Nam
Khi người mua là khách hàng nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam, hóa đơn có thể thay thế thông tin địa chỉ bằng số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của người mua. Đây là hướng dẫn cụ thể để đảm bảo việc giao dịch quốc tế vẫn được ghi nhận hợp lệ.
Từ các trường hợp trên, có thể thấy doanh nghiệp không có mã số thuế vẫn được xuất hóa đơn, miễn là đáp ứng đúng quy định của pháp luật và thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết.
Các trường hợp ngoại lệ được quy định không cần mã số thuế (Ảnh: Luật sư X)
Hướng dẫn lập hóa đơn trong trường hợp doanh nghiệp không có mã số thuế
Để tránh sai sót khi lập hóa đơn, người bán cần chú ý đến một số nguyên tắc dưới đây nhằm đảm bảo chứng từ hợp lệ và tránh rủi ro trong quá trình kiểm tra thuế.
- Phần “mã số thuế” trên hóa đơn có thể để trống.
- Các thông tin khác như tên doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ, số điện thoại hoặc mã hợp đồng (nếu có) cần được thể hiện rõ ràng.
- Nếu người mua là cá nhân, chỉ cần ghi họ tên đầy đủ, có thể kèm CMND/CCCD hoặc địa chỉ cư trú để dễ đối chiếu.
- Nếu người mua là đơn vị đang trong quá trình đăng ký mã số thuế, có thể ghi chú thêm nội dung: “Đơn vị đang chờ cấp mã số thuế” để tránh hiểu nhầm khi kiểm tra sau này.
- Ngoài ra, doanh nghiệp bán hàng nên lưu giữ bản sao hồ sơ giao dịch (hợp đồng, chứng từ thanh toán...) nhằm chứng minh tính hợp lệ khi quyết toán thuế.
Khởi tạo hóa đơn không có mã số thuế cho doanh nghiệp (Ảnh: meInvoice)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn cho doanh nghiệp không có mã số thuế
1. Doanh nghiệp mới thành lập chưa có mã số thuế có thể nhận hóa đơn từ nhà cung cấp không?
Có. Bên bán vẫn được phép xuất hóa đơn cho doanh nghiệp chưa có mã số thuế, chỉ cần để trống mục “mã số thuế của người mua”.
2. Hóa đơn xuất cho doanh nghiệp không có mã số thuế có giá trị kê khai thuế không?
Không. Hóa đơn này chỉ có giá trị hạch toán nội bộ, ghi nhận chi phí, chưa đủ điều kiện kê khai khấu trừ thuế GTGT cho đến khi doanh nghiệp được cấp mã số thuế.
3. Khi được cấp mã số thuế có cần yêu cầu bên bán xuất lại hóa đơn không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp chỉ cần lưu hồ sơ chứng minh việc chưa có mã số thuế tại thời điểm mua hàng hoặc bổ sung thông tin khi cơ quan thuế yêu cầu.
Vậy doanh nghiệp không có mã số thuế có được xuất hóa đơn không? Pháp luật hiện hành đã có quy định rõ ràng, tạo điều kiện để các giao dịch vẫn được ghi nhận minh bạch, hợp lệ, ngay cả trong giai đoạn doanh nghiệp mới hình thành. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi về thuế và kế toán, doanh nghiệp nên hoàn tất đăng ký mã số thuế trong thời gian sớm nhất.
Xem thêm:
Xuất hóa đơn không có mã số thuế phạt như thế nào?
Mở tiệm tạp hóa nhỏ có bắt buộc phải đăng ký mã số thuế không?
.jpg)
.png)
