Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, đôi khi doanh nghiệp có thể thao tác nhầm hoặc hủy hóa đơn do lỗi nhập sai thông tin. Tuy nhiên khi sự cố xảy ra, nhiều kế toán băn khoăn, liệu có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được những điều cần lưu ý và cách xử lý đúng quy định nếu chẳng may hủy nhầm hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử bị hủy có khôi phục lại được không?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp thực hiện thao tác hủy hóa đơn điện tử, điều đó đồng nghĩa với việc hóa đơn mất hoàn toàn hiệu lực pháp lý. Hóa đơn đã hủy không còn giá trị sử dụng trong bất kỳ giao dịch hay kê khai thuế nào, dù nội dung của hóa đơn đó vẫn được lưu trữ trong hệ thống. Điều này cũng có nghĩa rằng doanh nghiệp không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy.
Hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế chỉ ghi nhận việc hủy chứ không cho phép phục hồi lại trạng thái “đang có hiệu lực”. Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh gian lận hoặc làm sai lệch dữ liệu kế toán.
Hóa đơn điện tử bị hủy không thể khôi phục (Ảnh: Misa)
Cách xử lý khi hủy nhầm hóa đơn điện tử
Nhiều doanh nghiệp rơi vào tình huống hủy nhầm mà không biết nên xử lý ra sao. Theo hướng dẫn hiện hành, cách duy nhất là lập một hóa đơn điện tử mới có nội dung tương tự hóa đơn đã bị hủy. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
- Bước 1: Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử mới
- Truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chọn mục “Phát hành hóa đơn”, sau đó nhấn vào “Tạo mới hóa đơn”.
- Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp với quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (mẫu số – ký hiệu gồm 7 chữ số).
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin cho hóa đơn điện tử mới: Hóa đơn mới cần có các thông tin sau:
- Tên, mã số thuế và địa chỉ của người mua.
- Hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…).
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất VAT.
Khi hoàn tất, người dùng chọn “Lưu dữ liệu hóa đơn” để chuyển sang bước kế tiếp.
- Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử mới
Sau khi hoàn tất nhập liệu, hóa đơn vẫn ở trạng thái “chưa phát hành”. Doanh nghiệp cần ấn chọn “Phát hành hóa đơn” để gửi thông tin lên cơ quan Thuế. Trong vòng 3–5 phút, hệ thống sẽ phản hồi lại với mã số hóa đơn điện tử. Khi đó, hóa đơn mới chính thức có hiệu lực và có thể gửi cho khách hàng qua email.
Lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn đã bị hủy (Ảnh: e-Invoice)
Giải pháp phòng tránh sai sót khi xử lý hóa đơn điện tử
Thay vì mất thời gian tìm cách khôi phục các hóa đơn điện tử đã bị hủy, doanh nghiệp nên tập trung vào việc phòng tránh lỗi thao tác. Một số biện pháp hữu ích gồm:
- Phân quyền rõ ràng cho từng nhân sự kế toán khi thao tác trên phần mềm.
- Sử dụng phần mềm có chức năng nháp hóa đơn để xem lại nội dung trước khi phát hành.
- Sao lưu định kỳ dữ liệu hóa đơn để đảm bảo có thể tra cứu khi cần.
- Đào tạo nhân viên kế toán về các tình huống xử lý hóa đơn sai, tránh hành động hủy khi chưa kiểm tra kỹ.
Việc cẩn trọng ngay từ khâu phát hành sẽ giúp doanh nghiệp tránh được phiền toái và rủi ro khi không thể khôi phục các hóa đơn điện tử đã bị hủy.
Cẩn trọng từng bước để giảm sai sót khi lập hóa đơn điện tử (Ảnh: Misa)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy
1. Có cách nào lấy lại hóa đơn điện tử đã hủy nhầm không?
Không. Hóa đơn điện tử đã bị hủy sẽ không thể khôi phục lại hiệu lực. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn mới thay thế và gửi lại cho khách hàng.
2. Có bị phạt nếu hủy nhầm hóa đơn điện tử không?
Không bị phạt nếu doanh nghiệp phát hiện sớm và lập lại hóa đơn đúng quy định. Tuy nhiên, nếu hủy sai dẫn đến sai lệch dữ liệu thuế, cơ quan thuế có thể xử phạt hành chính.
3. Khi nào nên hủy hóa đơn điện tử?
Chỉ nên hủy hóa đơn khi có lý do chính đáng như sai thông tin nghiêm trọng, hóa đơn bị trùng hoặc giao dịch không phát sinh. Việc hủy cần tuân thủ đúng quy trình và lưu hồ sơ liên quan.
Như vậy, không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy bởi theo quy định pháp luật, hóa đơn sau khi hủy sẽ mất giá trị pháp lý hoàn toàn. Cách xử lý đúng là tạo lập hóa đơn điện tử mới dựa trên thông tin cũ và gửi lại cho khách hàng. Doanh nghiệp nên chú trọng kiểm tra kỹ trước khi thao tác, đồng thời chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để tránh rủi ro.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
