Trong hoạt động kinh doanh, tình huống khách hàng đặt hàng rồi yêu cầu hủy không hề hiếm gặp. Nhiều doanh nghiệp lúc này bối rối, không biết khi khách hàng hủy đơn hàng, hóa đơn đã lập có phải hủy theo không hay cần lập lại chứng từ mới. Việc xử lý sai quy trình có thể khiến doanh nghiệp bị phạt, thậm chí ảnh hưởng đến báo cáo doanh thu và kê khai thuế GTGT.
Khi khách hàng hủy đơn hàng, hóa đơn đã lập có phải hủy theo không?
Từ ngày 01/06/2025, theo quy định mới, khi khách hàng hủy đơn hàng và hóa đơn đã được lập, doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn đó. Thay vào đó, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy vào bản chất sai sót để đảm bảo tính minh bạch.
Hiểu rõ quy định sẽ giúp kế toán và chủ doanh nghiệp xử lý linh hoạt, tránh rủi ro không đáng có (Ảnh: Bizzi)
Quy trình xử lý hóa đơn đã lập khi khách hàng hủy đơn hàng
Khi khách hàng hủy đơn hàng, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để tránh sai phạm về thuế và đảm bảo minh bạch trong kế toán. Trước hết, bạn cần xác định:
- Hóa đơn đã lập là giấy hay điện tử.
- Đơn hàng đã được giao hàng, thanh toán hay chưa.
- Hóa đơn có sai sót về thông tin người mua, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa hay không.
Trường hợp hóa đơn giấy đã lập
Nếu hóa đơn giấy đã phát hành nhưng đơn hàng bị hủy:
- Không hủy hóa đơn gốc đã lập.
- Lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và nêu rõ lý do: “Hủy đơn hàng”.
- Gửi biên bản hoặc hóa đơn thay thế cho:
- Khách hàng để đối chiếu.
- Bộ phận kế toán để lưu trữ.
Bạn cần chủ động lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và thông báo kịp thời với cơ quan thuế (Ảnh: Dân Kế Toán)
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập
Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, không hủy hóa đơn điện tử đã lập mà xử lý như sau.
Điều chỉnh hóa đơn:
- Áp dụng khi hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ khách hàng hoặc thông tin hàng hóa, đơn giá, thuế suất.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
- Gửi cho khách hàng và cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Thay thế hóa đơn
- Áp dụng khi hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa quan trọng.
- Lập hóa đơn điện tử thay thế ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
- Gửi cho khách hàng và cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Sau đó, bạn cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn, biên bản, bảng kê theo quy định. Cập nhật trạng thái hủy đơn hàng trên phần mềm kế toán để đảm bảo minh bạch và tránh rủi ro thuế
FAQ - Câu hỏi thường gặp về việc hủy bỏ hóa đơn đã lập khi khách hủy đơn hàng
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về việc hủy bỏ hóa đơn đã lập khi khách hủy đơn hàng.
-
Khách hàng hủy đơn hàng, tôi có phải hủy hóa đơn đã lập không?
Không. Theo quy định từ 01/06/2025, hóa đơn đã lập không được hủy mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
-
Làm thế nào để thông báo với cơ quan thuế khi hóa đơn đã lập có sai sót?
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, kèm hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
-
Có thể điều chỉnh nhiều hóa đơn cùng tháng cho một khách hàng không?
Có. Người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Bài viết trên đã giải đáp thắc mắc “Khi khách hàng hủy đơn hàng, hóa đơn đã lập có phải hủy theo không?”. Hãy chủ động lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, đồng thời thông báo kịp thời với cơ quan thuế sẽ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả bên bán lẫn khách hàng. Việc tuân thủ quy trình này cũng giúp kế toán, nhân viên bán hàng làm việc thuận tiện và minh bạch hơn.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
