Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các hộ cá thể hoặc doanh nghiệp nhỏ, việc phát sinh nhiều giao dịch trong cùng một ngày là điều rất phổ biến. Nhiều chủ hộ thường thắc mắc: “Có được gộp nhiều giao dịch vào cùng một hóa đơn không?” để vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm bớt thao tác khi kê khai thuế.
Căn cứ pháp lý về việc lập hóa đơn cho từng giao dịch
Quy định về việc lập hóa đơn cho từng giao dịch được thể hiện rõ trong Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019. Theo khoản 1 của điều luật này, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ. Điều đó có nghĩa, mỗi lần phát sinh giao dịch, dù là giao dịch nhỏ lẻ, doanh nghiệp hay hộ kinh doanh đều phải lập hóa đơn riêng.
Quy định này được đưa ra để đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế, tránh tình trạng trốn thuế hoặc ghi nhận sai lệch doanh thu. Hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là căn cứ pháp lý chứng minh hoạt động kinh doanh hợp pháp. Do đó, việc gộp nhiều giao dịch thành một hóa đơn có thể làm sai lệch dữ liệu, ảnh hưởng đến việc quản lý thuế của cơ quan chức năng.
Mỗi giao dịch đều phải lập hóa đơn riêng (Ảnh: Thư viện pháp luật)
Khi nào không được gộp nhiều giao dịch vào một hóa đơn?
Trên thực tế, phần lớn các trường hợp đều không được phép gộp nhiều giao dịch. Cụ thể, nếu người bán thực hiện nhiều lần bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ khác nhau trong cùng một ngày, mỗi lần giao dịch phải được lập hóa đơn riêng biệt.
Điều này bao gồm các tình huống phổ biến sau:
- Khi khách hàng thanh toán ngay sau mỗi lần mua hàng.
- Khi giao dịch được thực hiện tại các thời điểm khác nhau trong ngày, dù cùng một người mua.
- Khi giá trị, số lượng hoặc loại hàng hóa giữa các giao dịch không trùng khớp.
- Khi hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc các loại chịu thuế suất khác nhau.
Việc tách hóa đơn riêng cho từng giao dịch giúp đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận doanh thu và kê khai thuế đầu ra - đầu vào, đồng thời tránh được rủi ro bị xử phạt do lập hóa đơn sai quy định.
Tách hóa đơn giúp ghi nhận doanh thu chính xác (Ảnh: VnEconomy)
Trường hợp nào được phép gộp nhiều giao dịch vào cùng một hóa đơn?
Mặc dù luật quy định rõ việc lập hóa đơn cho từng giao dịch nhưng vẫn có một số ngoại lệ trong thực tế cho phép người bán gộp nhiều giao dịch vào cùng một hóa đơn, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện.
Thông thường, việc gộp hóa đơn chỉ được áp dụng trong một kỳ nhất định (ngày hoặc tháng) và chỉ khi các giao dịch này thuộc trường hợp:
- Phát sinh giữa cùng một bên mua và bên bán.
- Có nội dung hàng hóa, dịch vụ giống nhau, không thay đổi thuế suất.
- Hai bên có thỏa thuận trước bằng văn bản về việc lập hóa đơn gộp theo kỳ.
- Việc gộp không làm sai lệch dữ liệu kê khai thuế và vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin theo định dạng hóa đơn điện tử chuẩn.
Ví dụ, trong các hợp đồng cung cấp dịch vụ định kỳ (như thuê văn phòng, cung cấp điện – nước – internet), doanh nghiệp có thể gộp các lần cung ứng trong kỳ thanh toán thành một hóa đơn duy nhất vào cuối kỳ.
Tuy nhiên, người bán cần lưu ý rằng việc gộp này phải được quy định trong hợp đồng và chỉ áp dụng khi dịch vụ có tính liên tục. Đối với các giao dịch bán hàng rời rạc, không có hợp đồng hoặc không xác định được kỳ thanh toán rõ ràng, việc gộp hóa đơn là vi phạm quy định.
Việc gộp hóa đơn phải làm theo quy định (Ảnh: Tạp chí tài chính)
FAQ - Câu hỏi thường gặp về việc gộp nhiều giao dịch vào cùng một hóa đơn
1. Nếu khách hàng mua nhiều lần trong ngày, có thể lập một hóa đơn vào cuối ngày không?
Không. Mỗi lần giao dịch được xem là một lần bán hàng riêng biệt và phải lập hóa đơn riêng, trừ khi có hợp đồng dịch vụ định kỳ.
2. Gộp hóa đơn cho cùng một khách hàng nhưng khác loại hàng hóa có được không?
Không. Các loại hàng hóa, dịch vụ có thuế suất khác nhau không được phép gộp chung trong một hóa đơn.
3. Có thể hủy hóa đơn gộp sai để lập lại từng hóa đơn riêng không?
Có. Người bán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn đã gộp sai, sau đó xuất lại các hóa đơn riêng cho từng giao dịch theo đúng quy định.
Như vậy, bạn đã có câu trả lời cho thắc mắc: “Có được gộp nhiều giao dịch vào cùng một hóa đơn không”. Mỗi lần phát sinh giao dịch, người bán cần lập hóa đơn riêng. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp pháp, sự minh bạch và giúp việc quản lý, đối chiếu dữ liệu được chính xác, tránh sai sót trong kê khai thuế và hạch toán kế toán.
Xem thêm:
Lợi ích khi dùng tính năng xuất hóa đơn bằng giọng nói của OneShop là gì?
Mẹo tối ưu quy trình xuất hóa đơn với POS tích hợp giọng nói của OneShop
.jpg)
.png)
